Сортировка ячеек в excel по убыванию. Сортировка данных в Excel по строкам и столбцам с помощью формул

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Порядок сортировки в Excel

Существует два способа открыть меню сортировки:

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.



Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

Предположим, что мы подготовили отчет по продажам и финансовым результатам по каналам продаж и менеджерам следующего вида:

Глаза разбегаются, правда? Для того, чтобы было легче читать эту таблицу, определимся с тем, какая информация для нас существенна, а какая нет.

Сразу отметим 2 важных момента.

1. Как правило, таблицы такого рода создаются с помощью формул. До проведения сортировки нужно обязательно убрать все формулы из всех ячеек , иначе провести операцию просто не удастся, а если и удастся, то все значения изменятся, т.к. формулы будут ссылаться на совершенно другие ячейки, чем должны.

2. Если в дальнейшем нам понадобится убрать сортировку и вернуться к прежнему виду таблицы, следует позаботиться об этом на данном этапе. Пронумеруем строки первоначальной таблицы на случай, если захотим вернуться к ней, и тогда у нас будет возможность отсортировать строки по нумерации.

Как убрать формулы из всех ячеек листа

Для того, чтобы одновременно убрать все формулы нужно:

1. Выделить всю область листа, для чего необходимо нажать левой клавишей мыши на самый верхний левый угол серого поля:

2. Скопировать выделенную область (не снимая выделения области, правой кнопкой мыши вызываем меню и выбираем «Копировать»)

3. Воспользоваться специальной вставкой (не снимая выделения области, правой кнопкой мыши вызываем меню и выбираем «Специальная вставка» -> «значения»)

Ну, а теперь можно удалить или скрыть лишние столбцы, не боясь изменения отчета.

Прежде чем приступить непосредственно к сортировке, нужно проверить, чтобы сортируемая таблица не содержала объединенных ячеек в шапке или другом месте . В таком случае Excel будет ругаться и писать: «Для этого требуется, чтобы ячейки имели одинаковый размер».

Если Вы не намерены снимать объединение ячеек шапки и менять таблицу, можно перенести сортируемый столбик в левый крайний ряд и отсортировать его с помощью кнопочек сортировки.

Например, мы хотим отсортировать таблицу по убыванию выручки. Выделяем сортируемые строки по серому полю без шапки и нажимаем на «Сортировку по убыванию»:

ВНИМАНИЕ: Это касается только объединенных ячеек в шапке . Если внутри таблицы есть объединенные ячейки, Excel не будет сортировать такие строки. Придется снимать объединение.

Если же таблица не содержит объединенных ячеек, можно провести сортировку непосредственно внутри таблицы без переноса сортируемого столбца.

Для этого выделяем всю область таблицы вместе с шапкой, находим в главном меню «Данные» и выбираем «Сортировку»:

В выпавшем окне Excel предложит сделать сортировку по всем показателям, перечисленным в шапке. Мы выберем «Чистую прибыль»:

Если же мы совместим данный вид сортировки с сортировкой через автофильтр, мы сможем отсортировать данные по отделам, менеджерам и клиентам. Добавим столбец для сортировки и отсортируем данные по менеджерам:

Как видим, в результате у нас получился удобный отчет, который очень наглядно демонстрирует, кто из менеджеров приносит больше всего прибыли, а кто работает с нерентабельными клиентами.

Сортировка данных — один из важных инструментов в Excel . Сортировка — это упорядовачивание данных в нужной порядке, т.е. если вам нужно выстроить числа от большего к меньшему, к примеру. Благодаря этой функции можно в минимальные промежутки времени легко выстроить данные, чтобы в дальнейшем проанализировать их или удалить лишнее. Итак, как сортировать в Excel?

Для того, чтобы отсортировать данные можно выделить таблицу и правой кнопкой мыши, выбрать пункт Сортировка
Так же сортировать в excel можно используя функцию «Сортировка и фильтр», которая находится на вкладке Главная в блоке Редактирование панели.

Сортировать значения можно как по возрастанию, так и по убыванию (сортировка от А до Я, сортировка от большего к меньшему)
Для данного вида упорядочивания необходимо активировать ячейку столбца, в котором необходимо отсортировать данные, и из открывшегося окна выбрать нужную.

Данные таблицы можно упорядочить согласно цвету их ячейки или цвету шрифта. Для этого необходимо выделить ячейку и выбрать пункт Сортировка по цвету.

Следует отметить, что к типу шрифта «курсив» или «жирный» данная функция не распространяется. То же самое касается шрифта и цвета ячеек, которые задаются при открытии книги. Эта функция удобна тем, что позволяет обработать огромный массив данных, которые были заранее отмечены определенным образом — цветом или шрифтом. После того, как активирован данный вид сортировки получится массив данных выбранных согласно типу выделенной ячейки.

Как сортировать в Excel по трем и более столбцам?

Это так называемая Настраиваемая сортировка. Данный вид сортировки осуществляется по следующему алгоритму: Главная — Сортировка и фильтр — Настраиваемая сортировка …
Смысл этого типа сортировки в том, что можно упорядочить данные сразу по двум критериям.

Например, нам нужно определить по городам, какой сотрудник осуществляет наибольшие продажи. Также можно сравнить эти показатели по временным промежуткам: месяц, квартал, год (если существуют необходимы столбцы)

Как сортировать в Excel по строкам или столбцам

Данные можно упорядочить как по столбцам, так и по строкам, соблюдая следующий алгоритм: данные – Сортировка – Параметры
Этот вид сортировки позволяет проанализировать информацию по определенным параметрам, указанным в заголовках самой таблице данных.

Да-да можно сортировать по столбцам! Об этом читайте .

Основные принципы сортировки

Пользуясь функцией сортировки необходимо соблюдать ряд правил.
1. Важно! Как включить заголовки при сортировке? Нужно не забывать активировать функцию «Мои данные содержат заголовки», которая располагается во вкладке Сортировка (правый верхний угол на картинке 3). Если функция не будет активна, то Excel упорядочит заголовки совместно со всем массивом данных или увеличит диапазон для анализа.
2. Если массив данных содержит столбцы или строки, которые были скрыты и на время обработки являются невидимыми, то функция упорядочивания к ним применяться не будет.
3. Если в списке данных имеются объединенные ячейки, то функция сортировки будет для них недоступна. Необходимо либо отменить объединение ячеек в данном диапазоне, либо не указывать этот диапазон в области сортировки.
4. Данные сортируются согласно определенным правилам. Так, при обработке массива данных в итоговом списке сначала будут располагаться цифры, после них знаки. Далее располагается информация на английском языке, и только потом информация на русском языке. Например, вы сортируете массив данных, содержащий цифровые значение и текстовые значения на русском языке. После процедуры сортировки в итоговом списке цифровые значения будут располагаться выше текстовых.
5. Ячейка с числовым форматом, но числовым значением будет стоять впереди ячейки с текстовым форматов и числовым значением.
6. Пустые ячейки всегда находятся в конце отсортированной таблицы.

Сортировка в Excel - это значит расположить данные в определенном порядке (по алфавиту, по возрастанию, т.д.). Как сортировать в Excel цифры в столбце таблицы в порядке возрастания или уменьшения? Чтобы сортировать данные в таблице, в ячейках которой размещены картинки, фото, нужно закрепить эти картинки в ячейке. Как это сделать, " Вставить картинку в ячейку в Excel".
Нужно воспользоваться функцией «Сортировка». Закладка «Главная» -> «Редактирование» функция «Сортировка и фильтр».
Сортировка в Excel по возрастанию (от меньшего значения к большему) сверху вниз.

Сортировка в Excel по уменьшению (от большего значения к меньшему) сверху вниз .

Сортировка по алфавиту в Excel.
Сначала выделяем столбец, в котором будем сортировать информацию. Теперь нажимаем кнопку «Сортировка и фильтр» -> «Сортировка от А до Я».

Фамилии в выделенном столб ц е распределились по алфавиту.
При необходимости можно выбрать сортировку от Я до А.

Сортировка по дате в Excel.

В таблице можно сортировать по дате, но не всегда это получается. Причиной может стать неверно написанные даты. Например, в ячейке установлен формат "ДАТА", а сама дата написана текстом. В этом случае сортировка не будет работать. Про нюансы сортировки по дате, читайте в статье "Сортировка по дате в Excel ".
Как настроить сортировку в Excel.

Для этого выбраем «Настраиваемую сортировку».
Может выскочить такое окно. Нам нужно отсортировать данные в выделенном диапазоне (столбце), поэтому мы поставили «сортировать в пределах указанного выделения». Нажимаем кнопку «Сортировка…».
Если будет стоять галочку у слов "Автоматически расширить выделенный диапазон", то отсортируются все столбцы таблицы.
В появившемся диалоговом окне указать диапазон, условия сортировки.
«Параметры» - сортировать по строкам или столбцам выделенного диапазона. Так как у нас выделен один столбец, то эти параметры можно не указывать. А если выделен диапазон шире одного столбца, то указать по строке или столбцу сортировать.
«Сортировать по» - здесь указать (выбрать из всплывающего списка) заголовок столбца, в котором сортировать данные.
«Значения» - здесь выбираем по какому значению сортировать (например, сортировать по цвету ячейки, шрифта, т.д.).
«Порядок»» - в всплывающем списке появляются все значения, по которым можно отсортировать этот диапазон.
«Сверху» - здесь выбрать как разместить отсортированные данные, сверху вниз или снизу вверх.
Например: мы выбрали столбик, в котором только цифры, (нет букв, слов), поэтому нам предлагают в списке значений то, что есть в нашем столбике – цвет ячеек, шрифта. А в окне «Порядок» нам предлагают те цвета, которые есть в нашем диапазоне.
Выбираем оранжевый цвет, «ОК». Получилось так: .
Здесь получилось так, что видны все строки таблицы – и оранжевые (отсортированные), и зелёные и белые (не отсортированные). Но если нам надо, чтобы в таблице остались только отсортированные строки, чтобы поработать с ними (в маленькой таблице) или распечатать эту выборку, то нужно воспользоваться фильтром.
Если нужно из большой таблицы Excel посчитать цифры в ячейках одного цвета (например - оранжевого), то с помощью фильтра, сортировки собираем все ячейки нужного цвета внизу таблицы. Смотрите диалоговое окно в этой статье выше.
"Сортировать по" - указываем столбец, в котором нужно посчитать сумму. "Значения" - указываем "Цвет ячейки". "Порядок" - выбираем нужный цвет ячеек. Далее указываем - "Снизу". Все ячейки этого цвета соберутся внизу таблицы. Нажимаем "ОК".
Теперь устанавливаем формулу автосуммы.
Цифру суммы полученной нужно переписать в другую ячейку, чтобы при отмене фильтра сумма не изменилась, т.к. автосумма настроена на нижние ячейки. Про функцию "Автосумма" смотрите в статье "Закладка листа Excel "Формулы"" .
После этого можно вернуть таблицу в исходное состояние. Смотрите статью «

Сортировка в Эксель – это встроенная функция, с помощью которой пользователь сможет расположить данные в столбцах на листе в удобном порядке для их последующего анализа.

Вы сможете отсортировать информацию в алфавитном порядке, по возрастанию или убыванию значений, по дате или по значкам, по цвету текста или ячейки. Именно об этом и пойдет речь в данной статье.

Чисел

Здесь все достаточно просто. Для примера возьмем следующую таблицу. Сделаем в ней сортировку данных по столбцу С . Для этого выделяем его и на вкладке «Главная» кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» . В следующем меню выберите или «… от минимального к максимальному» , или «… от максимального к минимальному» . Выберем второй вариант.

Теперь у нас данные в С размещены в порядке убывания.

У меня столбец С расположен между двумя другими, которые заполнены данными. В этом случае, Excel считает, что выделенный столбец – это часть таблицы (и считает правильно). В результате появилось следующее сообщение. Поскольку мне нужно сделать сортировку конкретно для Класса, выделяю маркером пункт «… в пределах указанного выделения» и нажимаю «Сортировка» .

По алфавиту

Она делается по тому же принципу, как было описано выше. Выделяем нужный диапазон, и нажимаем кнопочку «Сортировка и фильтр» . В выпадающем меню пункты изменились. Выберите или от «А до Я» , или от «Я до А» .

Список имен в примере отсортирован по алфавиту.

По дате

Чтобы отсортировать даты в Эксель, сначала обратите внимание, какой формат установлен для тех ячеек, в которых они записаны. Выделите их и на вкладке «Главная» посмотрите на группу «Число» . Лучше всего подойдет или формат «Дата» , краткий или длинный, или «(все форматы)» – дата может быть записана различными способами: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.МММ, МММ.ГГ.

Этот момент очень важен, так как в противном случае, даты могут быть отсортированы просто по возрастанию первых двух чисел, или по месяцам в алфавитном порядке.

После этого выделяем нужный диапазон ячеек и жмем на кнопочку «Сортировка и фильтр» . В меню можно выбрать или «от старых к новым» , или «от новых к старым» .

По цвету ячейки или текста

Этот способ можно использовать, когда в таблице Excel текст в ячейках или сами ячейки закрашены в различный цвет. Для примера возьмем столбец из чисел, закрашенных разными цветами. Отсортируем его, чтобы сначала шли числа, закрашенные в красный, затем зеленый и черный цвет.

Выделяем весь диапазон, кликаем на кнопочку «Сортировка и фильтр» и выбираем из меню «Настраиваемая…» .

В следующем окне, уберите галочку с поля , если Вы выделили их без верхней строки, которая является шапкой таблицы. Затем выбираем столбец, по которому будем сортировать, в примере это «I» . В разделе «Сортировка» из выпадающего списка выбираем «Цвет шрифта» . В разделе порядок выбираем «красный цвет» – «Сверху» . Это мы отсортировали числа красного цвета.

Теперь нужно, чтобы в столбце шли числа зеленого цвета. Нажмите на кнопочку «Добавить уровень» . Все настройки те же, только выберите «зеленый цвет» . Нажмите «ОК» .

Наш столбец отсортирован следующим образом.

Как видите, числа идут не по порядку. Давайте отсортируем числа в порядке возрастания. Выделяем столбец, нажимаем «Сортировка и фильтр» – «Настраиваемая …» . В открывшемся окне нажмите на кнопку «Добавить уровень» . Столбец остается «I» , в следующем поле выбираем по «Значению» , порядок «По возрастанию» . Нажмите «ОК» .

Теперь наш столбец отсортирован и по цвету текста и в порядке возрастания данных.

Аналогичным образом сортируются данные и по цвету ячейки, только в разделе «Сортировка» выбирайте из списка «Цвет ячейки» .

Таблицы

Если у Вас есть таблица, в которой нужно выполнить сортировку сразу по нескольким столбцам, делаем следующее. Выделяем весь диапазон ячеек таблицы вместе с шапкой. Кликаем по кнопочке «Сортировка и фильтр» и выбираем «Настраиваемая …» .

Давайте отсортируем класс в порядке возрастания, и таким же образом средний бал.

В окне сортировки ставим галочку в поле «Мои данные содержат заголовки» . В разделе «Столбец» выбираем из списка «Класс» , сортировка по «Значению» , а порядок «По возрастанию» .

Чтобы сделать все тоже самое по среднему балу, нажмите на кнопочку «Добавить уровень» . В разделе «Столбец» выбираем «Средн.бал» . Нажмите «ОК» .

Данные в таблице отсортированы.

Теперь в столбце «Имя» закрасим ячейки с мальчиками в синий цвет, ячейки с девочками в розовый. Чтобы не делать это для каждой ячейки в отдельности, прочтите статью, как выделить ячейки в Excel – в ней написано, как выделить несмежные ячейки.

Выполним сортировку этого столбца по цвету ячейки: сначала будут девочки, потом мальчики. Снова выделяем всю таблицу, жмем «Сортировка» – «Настраиваемая …» .

В открывшемся окне уже есть два уровня, которые мы сделали раньше. Эти уровни имеют приоритет – у первого самый большой, у второго меньше и так далее. То есть, если мы хотим, чтобы сначала выполнилась сортировка данных в таблице девочки/мальчики, затем по классу, а затем по среднему балу – нужно в таком порядке и расставить уровни.

Нажимаем на кнопку «Добавить уровень» . В разделе «Столбец» выбираем «Имя» , сортировка – «Цвет ячейки» , порядок – «розовый» , «Сверху» .

Теперь с помощью стрелочек перемещаем данную строку наверх списка. Нажмите «ОК» .

Таблица с отсортированными данными выглядит следующим образом.